Құжат айналымы және құқықтық қамтамасыз ету бөлімі

— Қазақстан Республикасының қолданыстағы заңнамасын;

— Мемлекеттік және мемлекеттік емес ұйымдарда құжаттау мен құжаттаманы басқарудың үлгілік қағидаларын;

— ISO жүйесінің мемлекеттік және халықаралық стандарттарын;

— Университеттің сапа саласындағы саясатын;

— Университеттің сапа менеджменті жүйесінің (СМЖ) құжаттамасын;

— Университеттің Жарғысын;

— Университеттің ұжымдық шартын;

— Университет басшылығының бұйрықтары мен өкімдерін;

— Ішкі еңбек тәртібі қағидаларын; — Бөлім туралы ережені.

Штаттық кестеге сәйкес Құжат айналымы және құқықтық қамтамасыз ету бөлімінде бөлім басшысы, заңгер және іс жүргізуші лауазымдары қарастырылған.

Бөлім басшысы әрі қосымша қызмет атқаратын заңгер Джармуханбетов Пиралы Сейдалиевич, 1964 жылы туған. Университетте 2012 жылғы ақпан айынан бастап жұмыс істейді. Жоғары заңгерлік білімі бар. 1993 жылы Қазақстан Республикасы ІІМ Қарағанды жоғары мектебін «Құқықтану» мамандығы бойынша үздік бітірген. Полиция полковнигі, отставкада.

Іс жүргізуші Уркимбаева Марина Алдамуратовна, 1997 жылы туған. Университетте 2019 жылғы желтоқсан айынан бастап жұмыс істейді. Жоғары педагогикалық білімі бар. 2019 жылы Шымкент университетін «Педагогика және психология» мамандығы бойынша бітірген.

Басқаруды құжаттамалық қамтамасыз ету – басқару функцияларын жүзеге асыру барысында құжаттарды жасау және олармен жұмысты ұйымдастыру мәселелерін қамтитын қызмет.

Басқаруды құжаттамалық қамтамасыз ету – менеджменттің негізгі технологиясы. Оның басты мақсаты – негізделген басқарушылық шешімдер қабылдау және олардың орындалуын бақылау үшін университеттегі істің жай-күйі туралы басшылықты қажетті ақпаратпен қамтамасыз ету.

— Университет қызметінің сапалы жүргізілуін қамтамасыз ету және оның көрсеткіштерін жақсарту үшін құқықтық құралдарды белсенді пайдалану.

— Университет мүлкінің сақталуын құқықтық құралдар арқылы қамтамасыз ету, жеткізу шарттары, сатып алу-сату шарттары, күрделі құрылысқа арналған мердігерлік шарттар және басқа да шарттар бойынша міндеттемелердің орындалуын қамтамасыз ету.

— Университеттің құқықтары мен заңды мүдделерін қорғау.

— Университет қызметінде заңдылықтың сақталуын бақылау.

Бөлімнің құрылымы мен штат саны университет ректорының бекітуімен айқындалады.

Бөлім бөлім басшысынан, заңгерден және іс жүргізушіден тұрады.

Бөлімді университет ректорына тікелей бағынатын бөлім басшысы басқарады.

Заңгер мен іс жүргізуші бөлім басшысына тікелей бағынады және бөлім басшысының ұсынуы бойынша университет ректорының бұйрығымен лауазымға тағайындалады.

• Университеттің құрылымдық бөлімшелерінде іс жүргізуді ұйымдастыру мен жүргізудің бірыңғай тәртібін қамтамасыз ету, құжат нысандарын біріздендіру және университет құжаттарының үлгілерін әзірлеу;

• Стандарттар мен нормативтік-әдістемелік құжаттарға сәйкес іс жүргізуді ұйымдастыру;

• Құрылымдық бөлімшелердегі құжаттармен жұмыс істеуге ұйымдастырушылық-әдістемелік басшылық жасау;

• Университет басшылығының бұрыштамаларына сәйкес құжаттардың уақтылы орындалуын бақылауды ұйымдастыру;

• Құпиялылық белгісі бар құжаттарға қол жеткізудің тиісті режимін және олардағы ақпаратты пайдалану тәртібін қамтамасыз ету;

• Кәсіпорын істерінің жиынтық номенклатурасын жасау, құрылымдық бөлімшелерде істердің дұрыс қалыптастырылуы мен ресімделуін бақылау;

• Іс жүргізуді ұйымдастыру жөніндегі нормативтік-әдістемелік құжаттарды әзірлеу (құжаттармен жұмыс істеу жөніндегі нұсқаулықтар, қызметтік құжаттардың бланкілері, құжаттардың біріздендірілген нысандары);

• Құжаттарды тіркеу және есепке алу, құжаттар бойынша анықтамалық-ақпараттық жұмысты жүргізу;

• Келіп түскен, жіберілетін және ішкі құжаттаманы қабылдау, тіркеу, есепке алу, сақтау және тарату;

• Құжаттар бойынша ақпаратты жедел іздеу және ұсыну;

• Университет басшылығына баяндау және қол қою үшін ұсынылатын құжаттарды қарау және олардың ресімделуін тексеру;

• Ұзақ мерзімді (тұрақты) сақталатын құжаттарды архивке тапсыруға дайындау жөніндегі кәсіпорынның сараптау комиссиясының жұмысына қатысу;

• Сақтау мерзімі өткен құжаттарды жоюға бөлу;

• Университет құжаттарымен жұмыс істеуге жаңа ақпараттық технологияларды енгізу. Кәсіпорында жаңа ақпараттық технологияларды енгізу, жобалау, әзірлеу және міндеттер қою жұмыстарына қатысу;

• Іс жүргізумен айналысатын кәсіпорын қызметкерлерінің біліктілігін арттыру жөніндегі іс-шараларды өткізу;

• Университетте әзірленетін бұйрықтардың, ережелердің және құқықтық сипаттағы өзге де актілердің жобаларына құқықтық сараптама жүргізу, қажет болған жағдайда осы құжаттарды әзірлеуге қатысу;

• Университеттің басқа бөлімшелерімен бірлесіп, қолданыстағы бұйрықтар мен іс жүзінде күшін жойған өзге де нормативтік актілерді өзгерту немесе күшін жою туралы ұсыныстар дайындауды ұйымдастыру;

• Ұжымдық шарттарды дайындауға және жасасуға қатысу;

• Университеттің басқа бөлімшелерімен бірлесіп, шарттарды (келісімшарттарды) жасасу жөніндегі жұмысты ұйымдастыру, аталған шарттардың жобаларын дайындауға және оларды талдауға қатысу;

• Университетке келіп түскен талап-арыздарды қарауға және оларға жауаптар дайындауға қатысу, сондай-ақ тиісті бөлімшелерде осы жұмысқа әдістемелік басшылық жасау;

• Бөлімге берілген материалдар негізінде университет атынан талаптар дайындау және жолдау;

• Құқықтық мәселелер қаралған кезде соттарда және басқа да мемлекеттік органдарда университеттің мүдделерін білдіру;

• Университет қатысқан сот істерін қарау нәтижелерін жинақтау және талдау, анықталған кемшіліктерді жою және университет жұмысын жақсарту жөнінде ұсыныстар әзірлеу;

• Әзірленетін жергілікті нормативтік актілерді дайындауға, сондай-ақ университетке келіп түсетін нормативтік актілердің жобалары бойынша қорытындылар әзірлеуге қатысу;

• Құқықтық мәселелер бойынша консультациялар, қорытындылар және анықтамалар беру;

• Ұжымдық шарт жөніндегі комиссияға құқықтық көмек көрсету;

• Жергілікті нормативтік актілерге құқықтық сараптама жүргізу;

• Құрылымдық бөлімшелер басшыларына қолданыстағы заңнама нормалары бойынша құқықтық оқыту жүргізу;

• Университеттің сапа менеджменті жүйесінің (СМЖ) құжаттамасын білу және оның талаптарын сақтау;

• Құжаттар жасалған немесе қабылданған сәттен бастап олардың орындалуы, жіберілуі, іске қалыптастырылуы және архивке тапсырылуы аяқталғанға дейін университеттегі құжаттардың қозғалысын бақылау.

— Университеттің құрылымдық бөлімшелерінде іс жүргізудің ұйымдастырылуын тексеру, тексеру нәтижелері бойынша тиісті шаралар қабылдау үшін олардың басшыларына ұсыныстар мен ұсынымдар енгізу;

— Университет басшылығына қажетті анықтамаларды, ақпаратты, құжаттарды және басқа да материалдарды, сондай-ақ құжаттардың, басшылықтың тапсырмалары мен міндеттерінің орындалуы туралы ақпаратты құрылымдық бөлімшелердің басшыларынан талап ету;

— ГОСТ-та белгіленген ресімдеу қағидаларын бұза отырып дайындалған құжаттарды пысықтау үшін құрылымдық бөлімшелерге қайтару;

— Бөлім қызметкерлерін көтермелеу туралы ұсыныстарды, бөлімнің жұмыс жоспарлары мен олардың орындалуы туралы есепті университет басшылығына ұсыну;

— Университеттің құрылымдық бөлімшелері қызметіндегі заңдылықтың сақталуын тексеру;

— Кәсіпорынның кез келген құрылымдық бөлімшесі туралы ережелерді және олардың қызметкерлерінің лауазымдық нұсқаулықтарын сұрату;

— Бөлімге жүктелген міндеттерді орындау үшін қажетті құжаттарды, анықтамаларды, есептеулерді, түсініктемелерді және басқа да мәліметтерді университеттің лауазымды тұлғаларынан талап ету;

— Жергілікті актілердің жобаларын және басқа да құжаттарды дайындау үшін құрылымдық бөлімшелер басшыларының келісімімен олардың қызметкерлерін тарту;

— Құрылымдық бөлімшелердің жұмысын жетілдіру және қолданыстағы заңнама нормаларын бұзуға кінәлі тұлғаларды тәртіптік және материалдық жауапкершілікке тарту жөнінде ұсыныстар енгізу.